Was ist bei elektronischen Rechnungen zu beachten?

Als Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (UStG) gelten auch auf elektronischem Weg übermittelte Rechnungen, also solche, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen werden.

Die elektronische Übermittlung ist möglich als:

• E-Mail, E-Mail-Anhang oder Webdownload
• elektronisches Format wie .txt, .doc, .pdf, .rtf
• strukturiertes Dateiformat wie .xml
• eingescannte Papierrechnung
• Faxrechnung

Erfordernisse elektronischer Rechnungen

Neben den allgemeinen Rechnungsmerkmalen ist, damit die elektronische Rechnung als ordnungsgemäß gilt und der Vorsteuerabzug gewahrt bleibt, Folgendes erforderlich:

1. Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Rechnung (stillschweigende Billigung ausreichend),
2. Gewährleistung der Echtheit der Herkunft, der Unversehrtheit des Inhalts sowie der Lesbarkeit der Rechnung von Ausstellung bis Ende der Aufbewahrungsdauer. Leistungserbringer und Leistungsempfänger müssen dies für ihren Verfügungsbereich unabhängig voneinander gewährleisten. Dabei kann jeder Unternehmer selbst bestimmen, wie er dies macht.

Jedenfalls gewährleistet ist die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts durch:

• innerbetriebliches Steuerungsverfahren (Kontrollverfahren), durch das ein sicherer Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung gewährleistet wird,
• qualifizierte elektronische Signatur oder ein qualifiziertes elektronisches Siegel auf der Rechnung,
• Übermittlung der Rechnung im elektronischen Datenaustausch (EDI) und
• Rechnungsübermittlung an den Bund via Unternehmerserviceportal (USP) oder über PEPPOL.

Hinweis: Versenden Sie eine eingescannte Papierrechnung, so darf diese nur ausgefolgt werden, wenn darauf vermerkt ist, dass sie bereits elektronisch übermittelt wurde. Alle Duplikate sind als solche zu kennzeichnen, sonst wird die Umsatzsteuer mehrfach geschuldet!

Stand: 27. Juni 2017